Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Tallinna Tervishoiu Kõrgkoolis

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Käesolev lehekülg käsitleb teavet isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Tallinna Tervishoiu Kõrgkoolis (edaspidi kõrgkoolis) ning isiku õiguste kohta enda andmetega tuvumisel. Kõrgkool lähtub isikuandmete kogumisel ja töötlemisel põhimõtetest, et:

  • isikuandmeid kogutakse seaduslikul teel;
  • töödeldavad isikuandmed on ajakohased ja täielikud;
  • isikuandmete kaitseks on rakendatud teabeturbe meetmed;
  • isikuandmeid kogutakse üksnes määratletud ja õiguspäraste eesmärkide saavutamiseks;
  • isikuandmeid kogutakse vaid ulatuses, mis on vajalik määratletud eesmärkide saavutamiseks;
  • andmesubjektile võimaldatakse tema andmetele juurdepääs ning vajadusel nende parandamine.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Kõrgkooli tegevus on avalik ning töö käigus jõuab kõrgkooli ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult järelepärimisi tegema, avaldatakse isikuandmeid minimaalses, hädavajalikus mahus.

Kui kõrgkool on saanud selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest.

Avaliku teabe seaduse kohaselt on kõrgkooli dokumendiregister avalik ja üleval kõrgkooli kodulehel. Dokumendiregistrit kasutades on oluline vahet teha, kas dokumendid on juurdepääsupiiranguga või mitte. Juurdepääsupiiranguta, kuid avalikus vaates mittenähtava dokumendiga on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga ning dokumendihaldussüsteemi EKIS avalikus vaates kuvatakse kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi tervikuna. Kui soovitakse eraisiku kirjavahetusega tutvuda ja esitatakse teabenõue, siis vaatab kõrgkool kirja sisu üle ja otsustab, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid, nagu e-posti või postiaadress ning telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses ning märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise tähtajad märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses.

Juurdepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid küsida (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

 

Õigus tutvuda enda andmetega, õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli poolt kogutud isikuandmetega tutvuda. Isikuandmetega tutvumise taotlusest keeldutakse, kui see võib:

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kui kõrgkoolil ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, on isikul õigus nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

Kõrgkooli otsuste peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või pöörduda halduskohtusse.

 

Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli tööle kandideerimine, isikuandmete töötlemine personalitöös

Vabad ametikohad täidetakse kõrgkoolis avalike konkursside korras ning kõigil on võrdsed võimalused neile kandideerida.

Kandidaatide hindamisel võtab kõrgkool aluseks kandidaadi enda avaldatud info ja dokumendid ning vajadusel võib koguda kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused ning vastuväited.

Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad (personal, tulevane vahetu juht, õppejõudude puhul ka nõukogu liikmed) ning dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata, v.a seaduses sätestatud juhtudel. Kõrgkool eeldab, et isikuga, keda kandidaat on toonud välja oma soovitajana, võib suhelda ilma täiendavat luba kandidaadilt küsimata.

Valituks mitteosutunud kandidaatide dokumendid hävitatakse Isikuandmete kaitse seaduse § 24 p 1.

Personalitöös töödeldakse isikuandmeid kõrgkooli personali- ja finantstegevuse ellu viimiseks lähtudes õigusaktidest (töölepinguseadus, võlaõigusseadus, raamatupidamise seadus, võlaõigusseadus jt raamatupidamist reguleerivad riiklikud ning kõrgkooli sisesed õigusaktid) ja lepingute täitmise kohustusest.

 

Isikuandmete töötlemine õppetegevuses

Vastavalt kõrgkooli vastuvõtueeskirjale oodatakse kõrgkooli erialadele õppima kõrgelt motiveeritud kandidaate, kes on valmis panustama tervishoiuvaldkonna edendamisse ja arengusse.

Õppetegevuses isikuandmete kogumise (nimi, sünniaeg, isikukood, sugu, kodakondsus, kontaktandmed, haridus jm) ja töötlemise (õppetegevusega seotud andmed) eesmärgiks on õppetegevuse läbiviimine.

Andmeid saadakse isiku enda poolt esitatud dokumentidest/andmetest, isikuga seotud dokumentidest (diplomid, tunnistused, tõendid, õiendid), infosüsteemidest (ÕIS), riiklikest andmekogudest (EHIS) ning registritest (eesti.ee).

Isikuandmete töötlemisega tegelevad vaid selleks volitatud (tööülesannetest lähtuvalt) kõrgkooli töötajad. Säilitamise ajavahemik on vastavalt õigusaktidele alates loomisest/saamisest kuni hävitamiseni/alatiseni.

 

Isikuandmete töötlemine täienduskoolituste pakkumisel

Kõrgkool küsib täienduskoolitustel osalejate käest isikuandmeid, sh nime ja isikukoodi tulenevalt „Täiskasvanute koolituse seadusest“ ja „Täienduskoolituse standardist“. Täienduskoolituse kohta info saatmiseks küsitakse koolitusele registreerinud huvilise kontaktandmeid (telefon, e-post). Kui koolitus on tasuline ja osaleja maksab ise, küsitakse arve väljastamiseks vajaminevaid andmeid (kelle nimele, kuhu saata jne).

Kuna kõrgkool pakub täienduskoolitusi ka erinevate projektide raames, küsitakse osalejalt ka tema töökohta vms, kui projekti aruandlus seda nõuab.

Koolituste kohta kogutav tagasiside on umbisikuline ning kasutatakse statistilisel eesmärgil. Isikuandmeid ei edastata kõrvalistele isikutele.

 

Isikuandmete töötlemine juhtimis- ja haldustegevuses

Isikuandmete kogumise ja töötlemise eesmärgiks juhtimis- ja haldustegevuses on juhtimis- ja haldustegevuse elluviimine vastavalt õigusaktidele.

Isikuandmete kogumise ja töötlemisega tegelevad vaid selleks volitatud (tööülesannetest lähtuvalt) kõrgkooli töötajad. Säilitamise ajavahemik on vastavalt õigusaktidele alates loomisest/saamisest kuni hävitamiseni/alatiseni.

 

Kogutud andmete säilitamine

Kirjavahetuses sisalduvaid andmeid säilitatakse viis aastat alates pöördumise esitamisest.

Kõrgkooli töötajate isikuandmeid säilitatakse kümme aastat alates töösuhte lõppemisest.

Üliõpilaste/õpilaste isikuandmeid säilitatakse viiskümmend aastat alates õpetamisest või eksmatrikuleerimisest.

Pärast säilitustähtaja möödumist andmed kustutatakse ja dokumendid hävitatakse.

 

Tallinna Tervishoiu Kõrgkooli veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress);
  • arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. 

Kõrgkooli veebileht kasutab püsivaid ja seansi küpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja veebilehe arendamiseks või pakume täiendavat sisu, näiteks videod, blogid ja kiirteavitused. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

 

Videojälgimine

Turvameetmena võõraste isikute põhjuseta tööruumidesse sisenemise takistamiseks ja kõrgkooli vara kaitseks kasutatakse kõrgkooli territooriumitel ja hoonetes ööpäevaringselt töötavat jälgimisseadmestikku.

 

GDPR-i rakendamisest Haridus- ja Teadusministeeriumi haldusalas saab lugeda siit.